איך לגבות את העבודה שלנו?

למה חשוב לגבות העבודה שלנו?

אחד הסיוטים הכי גדולים של כל חוקר או חוקרת זה המשפט הבא: "אמאל'הההה נמחקה לי התזה ואני לא מוצאת אותה בשום מקום!!!". כן, כן, זה מבוסס על סיפור אמיתי. לא סיפור אחד בעצם – מלא סיפורים….

לפני לא כ"כ הרבה שנים לא היו לכולם מחשבים ניידים וחוקרים רבים כתבו את העבודות שלהם, ובכן, כן, עם מכונת כתיבה. ובמקרה היותר גרוע – עם עט על דפים… גם כל החומרים שהחוקרים אספו לטובת כתיבת העבודה היו מודפסים, בין אם מדובר בכתבי עת שהיו מזמינים הביתה ובין אם מדובר בספרים עבי כרס מהספרייה. בכל מקרה, הכל היה מאד ידני.

אנחנו, היום, נהנים מהיכולת של עבודה מול מחשב שמקצרת לנו המון תהליכים ועוזרת לנו לשכתב את עצמנו בקלות, לאגד את כל החומרים שלנו בקלות וגם למצוא חומרים חדשים ללא מאמץ.

אבל!

ויש פה אבל גדול!

רובנו מתקשים לנהל את כמויות המידע, את אינסוף הקבצים ("סופי", "סופי בהחלט", "סופי לגמרי לגמרי") ואת החיפוש שלהם ברגע האמת. אתם מכירים את זה שאתם הולכים ברחוב, רואים שקיעה יפה, ומתחילים לצלם מלא מלא תמונות שלה? ואז… כל התמונות האלה ממלאות לנו את האחסון בטלפון. וקשה לנו מאד למצוא אח"כ את התמונות האלה וליהנות מהן. והן הולכות לאיבוד בתהום הנשייה של הטלפון… בקיצור, הבנתם. בדומה לכך, גם אנחנו מייצרים מלא מלא קבצים, שומרים אותם בכל מיני מקומות ומתקשים לעקוב ולמצוא את הקובץ העדכני ביותר. שלא לדבר על כל המאמרים שהורדנו ושמרנו מי-יודע-איפה. בקיצור, בלגן.

ועוד לא דיברנו על קבצים שהולכים לאיבוד או נמחקים לנו

אז מעבר לקושי להתארגן עם כל קבצי העבודה שלנו, קבצי הנתונים, המאמרים ועוד – הפחד האמיתי הוא שיום אחד הכל יימחק. לחיצה אקראית, בלבול, חתול שהולך על המקלדת או קפה שנשפך לנו ביום רע במיוחד – וקבצים חשובים מאד נמחקים ללא שוב. במצבים אחרים המחשב בוחר לעדכן את עצמו מבלי ששמרנו את העבודה או לחילופין המחשב מחליט להתקלקל בהפתעה ואין דרך לשחזר את הכונן. כל אלו מצבים שקרו באמת, לאנשים אמיתיים וחסרי מזל במיוחד. ואנחנו לא רוצים להיות שם. מניסיון.

אז איך מגבים את הקבצים שלנו?

החדשות הטובות הן שיש לנו היום מגוון רחב של דרכים לגבות את העבודה שלנו ולהימנע ממצבים של אובדן קבצים חשובים. הנה כמה טיפים שיעזרו לכם לוודא שהעבודה שלכם שמורה בצורה בטוחה ונגישה:

גיבוי בענן

אחת הדרכים הנפוצות והנוחות ביותר לשמור על הקבצים שלכם היא גיבוי בענן. שירותים כמו Google Drive, Dropbox או OneDrive מאפשרים לשמור את הקבצים שלכם אונליין, כך שגם אם המחשב מתקלקל או נגנב – הכל שמור ובטוח בענן. בנוסף, היתרון בגיבוי באמצעות ענן הוא הגישה מכל מקום – מהבית, מהספרייה או אפילו מהקפה השכונתי. כל מה שאתם צריכים זה חיבור לאינטרנט. אם תרצו לקחת את זה צעד אחד קדימה, תדעו שאתם יכולים להוריד את האפליקציה של כל אחת מהתוכנות האלו לשולחן העבודה, ואז לעבוד על הקבצים בתוך הכונן שייפתח לכם ממש כמו שאתם עובדים עם כל קובץ אחר "רגיל" במחשב. בינתיים, האפליקציה "משדרת" את הקבצים לענן ומסנכרנת אותם כך שהם נשמרים ומגובים על הזמן. זאת, בעיניי, הדרך הכי נוחה לעבוד!

כונן קשיח חיצוני

לאלו מכם שמעדיפים פתרונות פיזיים, גיבוי בכונן קשיח חיצוני הוא אפשרות מעולה. הקבצים שלכם נשמרים במכשיר נפרד מהמחשב שלכם, כך שגם במקרה של תקלה במחשב – הכונן החיצוני עדיין נשאר זמין. רק תזכרו לחבר אותו ולהעתיק את הקבצים החשובים שלכם אליו באופן קבוע. ותמיד תמיד לנתק רק אחרי שאתם מנתקים אותו דרך המחשב.

שמירה אוטומטית

במקום להסתמך על עצמכם לזכור לשמור כל הזמן (וזה לא תמיד קורה, נכון?), כדאי להגדיר את הקבצים שלכם לשמירה אוטומטית. למשל, תוכנות כמו Word או Google Docs מאפשרות לשמור את הקבצים בכל כמה דקות באופן אוטומטי, כך שתוכלו להמשיך לעבוד בראש שקט. ואם הקובץ נסגר בפתאומיות – השינויים האחרונים כבר יהיו שמורים.

ניהול גרסאות

זוכרים את "סופי", "סופי בהחלט" ו-"סופי לגמרי לגמרי"? ניהול גרסאות נכון הוא קריטי כשאתם עובדים על עבודות אקדמיות. בכל פעם שאתם עושים שינויים מהותיים במסמך – שמרו אותו עם שם חדש שיכלול את התאריך או גרסה. כך תוכלו תמיד לחזור לגרסה קודמת במידת הצורך ולהימנע מהמצב שבו אתם מתחרטים על שינוי ואין דרך חזרה. אני ממליצה ליצור תיקייה שנקראת "קבצי עבודה קודמים" ובכל פעם שיש גרסה חדשה, להעביר לתיקייה את הגרסה הקודמת. ככה כל הגרסאות יהיו במקום אחד, אבל לא יפריעו לכם למצוא את הגרסה העדכנית ביותר!

לסיכום, אין סיבה לחכות לרגע המשבר שבו קובץ נעלם – קחו שליטה על הגיבוי שלכם! זכרו שמדובר בצעד פשוט שיכול לחסוך לכם המון כאב ראש ועבודה קשה שנמחקת בלחיצה אחת.

שלכם ושלכן ❤

כנרת